O recolhimento refere-se à passagem de um documento do arquivo corrente para o intermediário.

A transferência refere-se à passagem de um documento do arquivo intermediário para o permanente.

Nos arquivos permanentes, são guardados os documentos que não são mais consultados com tanta frequência e que aguardam sua destinação final, não possuindo mais valor primário para a organização.

Nos arquivos correntes, são guardados os documentos que são consultados com frequência, devido ao seu uso funcional, administrativo ou jurídico, e que possuem valor primário.

Nos arquivos intermediários, são guardados os documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental, e que possuem valor primário.