A linguagem da correspondência oficial precisa ser adequada à região em que será veiculada. Para entendimento de todos, precisa respeitar os aspectos linguísticos regionais.

As comunicações oficiais escritas devem ser formais, polidas e padronizadas. A polidez consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com os quais nos relacionamos.

As comunicações que partem de uma entidade devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para tanto, deve-se evitar a linguagem restrita a determinados grupos.