Conheça as idades dos documentos e organize seus arquivos

Por Tadeu Motta - 18/08/2016

Ao tomar a iniciativa de organizar nossos arquivos, seja nas empresas ou nas residências, uma questão muito importante a ser levada em conta, e que pode ajudar muito no processo de racionalização é compreender que os documentos que entram em nossa vida atravessam momentos distintos com o passar do tempo.

É o que os estudiosos denominaram de Ciclo de Vida dos Documentos, composto de três fases, que apresentam características bem distintas entre si, e que dão pistas muito interessantes sobre a melhor forma de organizá-los, que tipo de materiais utilizar, onde armazenar, como localizar, etc. [...]

Compreendendo o ciclo de vida do documento, temos condições muito melhores para gerenciar com eficiência tudo o que produzimos e acumulamos de informação em casa ou no trabalho, podendo retirar de nossos arquivos o máximo que eles podem fornecer.

(Disponível em: http://vidaorganizada.com/. Acesso em 18/08/2016.)

Infere-se da leitura do texto que a organização arquivística requer compreensão de que os documentos com os quais temos contato atravessam momentos distintos que se denominam Ciclo de vida dos documentos. Na coluna da esquerda, apresentam-se as etapas do ciclo documental e na da direita, a caracterização de cada uma. Numere a coluna da direita de acordo com a da esquerda.

1 - Arquivo corrente
2 - Arquivo intermediário
3 - Arquivo permanente

( ) É constituído por documentos que não podem ser descartados ou eliminados por seu valor probatório ou histórico.

( ) É constituído por documentos que ocasionalmente são consultados, e nesta etapa, eles geralmente cumprem temporalidade para a destinação final.

( ) É constituído por documentos que possuem alta frequência de pesquisa, e geralmente são documentos que ainda estão tramitando pela instituição e possuem uso administrativo fiscal ou jurídico.

Assinale a sequência correta.