Criar grupos de WhatsApp para cada equipe de trabalho; utilizar tanto contas pessoais quanto institucionais dos servidores; e considerar as mensagens trocadas nesses grupos como substitutas dos registros em processos administrativos, desde que os gestores participem das conversas.

Adotar o WhatsApp para envio de comunicados operacionais e documentos em rascunho, permitindo o compartilhamento de dados de cidadãos ou informações internas sensíveis, desde que os grupos sejam fechados e não incluam participantes externos à secretaria.

Fazer do WhatsApp o principal canal para decisões de rotina, mantendo e arquivando apenas as conversas consideradas “mais relevantes” pelos gestores, sem necessidade de registrar essas decisões em sistemas eletrônicos de processos ou no e-mail institucional.

Utilizar um número institucional (WhatsApp Business ou linha oficial) para disseminação de avisos e orientações gerais; evitar tratar informações sigilosas pelo aplicativo; e registrar comunicações relevantes também em canais formais, como e-mail institucional ou sistemas oficiais de gestão.

Permitir que cada setor use o WhatsApp de forma autônoma, sem número institucional nem regras de uso, deixando a critério de cada servidor decidir quando registrar ou não as conversas em documentos formais, desde que o aplicativo esteja protegido por senha no dispositivo.