Os procedimentos de preservação devem incidir sobre os documentos avaliados como permanentes na tabela de temporalidade e destinação.

As áreas de depósito de documentos devem receber climatização especial, diferenciada para cada tipo de suporte acondicionado. O tratamento climático das áreas destinadas ao trabalho interno do arquivo e ao atendimento do público deve ser diferente do adotado nos depósitos.

Pode-se evitar problemas com a radiação ultravioleta nos depósitos de documentos, adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem janelas e substituir as lâmpadas incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não emitem radiação UV.

Devido ao peso dos acervos documentais, deve-se preferir áreas de depósito localizadas em andares térreos ou em subsolos.