A redação oficial deve caracterizar-se por: clareza; objetividade; concisão; coesão; pessoalidade; formalidade; e uso adequado da norma padrão da língua portuguesa.

No que se refere ao atributo de objetividade, estabelece-se que um texto objetivo é “aquele que consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras.”.

Em se tratando de concisão, entende-se que ser conciso é “ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias.”.

As comunicações oficiais (via impressa) devem obedecer a regras de forma. Já aquelas realizadas por meio eletrônico (e-mail) são mais flexíveis quanto a isso, não exigindo, assim, alto nível de rigor.

Em relação à formalidade, exige-se: uso correto do pronome de tratamento adequado a cada autoridade, além de uniformidade e civilidade no próprio enfoque dado ao assunto de cada comunicação.