a representação precisa de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar materiais arquivísticos, bem como o contexto e os sistemas de documentos que os produziram.

um nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser usado para pesquisar, identificar e localizar descrições arquivísticas, incluindo registros de autoridade.

as relações entre os documentos e as organizações ou indivíduos que os produziram, acumularam e/ou mantiveram e os utilizaram no curso de suas atividades pessoais ou corporativas.

a informação acrescentada a um elemento descritivo para auxiliar a identificação e compreensão da entidade.

a forma autorizada do nome combinada com outros elementos de informação que identificam e descrevem a entidade nomeada e pode remeter para outros registros de autoridade relacionados.