a vigência dos documentos começa na 1^a idade, ou fase corrente, e termina na 3^a idade, ou Arquivo Permanente.

a 2^a idade é caracterizada pelo final de vigência dos documentos, que aguardam os prazos de prescrição e precaução para, então, cumprir sua destinação final.

os documentos que perderam a vigência administrativa e não são providos de valor secundário ou histórico-cultural integram a chamada 3^a idade ou Arquivo Permanente.

os documentos que integram os arquivos intermediários e, eventualmente, os arquivos permanentes são munidos de valor imediato.

a qualidade informativa que um documento pode possuir para além de seu valor secundário é denominada uso primário.