É algo que é mecânico em sua essência, traduzindo registros estáticos de uma realidade produzida e cuja veracidade está sujeita às interpretações dos diferentes sujeitos imersos nessa realidade.

Foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas, fornecendo uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

É dinâmico e como tal pode ser modificado pelo arquivista em função dos diferentes interesses envolvidos no momento de sua utilização ou em função de danos causados pela má utilização dos métodos de arquivamento disponíveis.

Foi criado em função de uma atividade que deveria ser realizada, mas não ocorreu, de forma que o mesmo servirá de prova das transações planejadas, fornecendo uma idéia das pretensões daquele órgão.