o acervo selecionado passará posteriormente ao processo de digitalização pelas atividades de higienização, identificação e organização.

o processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações de empresas terceirizadas, evitando o transporte e manuseio inadequados de equipamentos, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.

a fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital.

se recomenda a retirada das capas, contracapas e envoltórios antes do processamento dos documentos, evitando-se perda de tempo desnecessária.

o parâmetro de qualidade utilizado é o de resolução digital, que é a capacidade de captura real da imagem, em quantidades de pontos, sem a utilização de recursos de interpolação, que resultam num aumento artificial da resolução.