Sobre as atividades de Protocolo existem normatizações nos âmbitos federal, estadual e municipal; contudo, as normas da esfera federal são orientadoras para a atividade. Com base na normatização federal, dadas as proposições seguintes,

I. Consideram-se atividades de protocolo: o recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, bem como autuação de documentos e formação de processos. É vedada a tramitação informal de documentos oficiais.

II. Os procedimentos adotados para a expedição de documentos serão os seguintes: verificar se o documento está numerado, datado, classificado, assinado e acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou volume(s); registrar a saída do documento em formulário específico. Caso o documento não tenha sido registrado no momento do recebimento, proceder ao registro, em formulário específico, no qual constarão os dados identificadores dele; efetuar a expedição do documento, adotando medidas quanto à segurança de seu conteúdo, de modo que ele não corra riscos de perda ou extravio.

III. Ao receber um documento que já possua número único emitido pela unidade protocolizadora de origem, seja processo ou documento avulso, apor novo número de processo.

IV. Caberá ao órgão ou entidade definir que assuntos serão objetos de autuação. Deverão ser autuados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado às ações e operações que requeiram análises, informações, despachos, pareceres e decisões de diversas unidades administrativas.

V. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso não seja possível, em folha de despacho a ser incluída, utilizando-se tantas quantas forem necessárias. As folhas de despacho deverão ser numeradas e rubricadas.

verifica-se que são verdadeiras apenas