O texto de um e-mail, estruturalmente, deve conter os mesmos elementos das demais correspondências oficiais e seguir um padrão em relação à forma e estrutura para as mensagens comunicadas, quando endereçado para instituições públicas.

A comunicação por correio eletrônico (e-mail), por possibilitar maior flexibilidade, agilidade e velocidade no processo de troca de informações, permite o uso de abreviações, linguagem informal e manifestações emocionais.

Um e-mail é uma forma frágil de trocar mensagens institucionais e, em decorrência da inexistência de mecanismos que comprovem a sua autenticidade, não pode ser utilizado como prova documental no setor público.

A mensagem de um e-mail deve ser redigida com termos precisos e linguagem formal, evitando-se o excesso de letras maiúsculas, itálicos, sublinho, negrito, abreviações, uso de fontes coloridas, entre outros.