São etapas do arquivamento: inspeção, leitura, seleção, hora e data, registro, classificação e ordenação.

Como funções dos arquivos pode-se destacar avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação; e, conservar e assegurar a integridade dos documentos evitando danos que possam ocasionar sua perda, entre outras funções.

Quanto à natureza, os documentos podem ser classificados: textual, cartográfico, iconográfico, filmográfico, sonoro, micrográfico, informático.

Durante o arquivamento, os documentos são classificados nas categorias: circulação, gênero, natureza, espécie e abrangência.