Seu texto deve ter como principal característica a brevidade, mas pode servir também para comunicações extensas como exposição de projetos, idéias ou diretrizes.

Deve buscar a celeridade da comunicação. Sua tramitação precisa ser simples, e os despachos que a ele se seguem devem ser dados no próprio documento ou, em caso de falta de espaço, em folha de continuação.

Serve ao desenrolar do serviço interno da repartição e caracteriza-se como instrumento de comunicação entre servidores, unidades ou setores de uma mesma instituição.

É um dos poucos instrumentos de comunicação que dispensam fecho visto que nele os assuntos podem ser finalizados, posteriormente, após as observações daqueles que o receberam.