Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

A destinação consiste no encaminhamento de documentos para guarda corrente, intermediária, permanente, microfilmagem, digitalização ou eliminação.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da universidade federal pública, na sua específica esfera de competência.

Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão temporária de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e descarte da documentação produzida e acumulada no âmbito de atuação estadual.

Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e descartados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades estaduais custodiadores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo órgão federal.