consiste no conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade com as funcionalidades de captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

parte de uma concepção orgânica considerando que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou e incorpora por definição o conceito de ciclo de vida documental.

é definido como tecnologia digital, estratégias e métodos utilizados para capturar, gerir, acessar, integrar, medir e armazenar informação que apoiam as atividades das organizações e ajudam no processo de tomada de decisão.

apresenta como recurso obrigatório o registro de metadados associados aos documentos para descrever os contextos jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico.

é um sistema voltado para a manutenção da autenticidade dos documentos, a aplicação de tabela de temporalidade e destinação permitindo a eliminação ou a guarda permanente.