O coordenador-geral do projeto deve definir, logo após a contratação dos outros profissionais habilitados, os escopos dos trabalhos, as formas, os prazos e quais profissionais devem desenvolver suas etapas, assim como os documentos a serem entregues e intercambiados entre as especialidades.

Dada a natureza intelectual do processo de projeto, as entradas de uma atividade técnica, que são dados e informações disponíveis sobre o tema a ser tratado, representam documentos, em geral produzidos em outra atividade técnica antecedente ou oriundos de fontes oficiais, ou mesmo sendo fornecidos pelo proprietário.

Na produção de projetos mais complexos e que envolvem número significativo de especialidades e etapas, cabe ao empreendedor definir o plano de trabalho e os seus requisitos e restrições gerais, considerando-se que cada responsável técnico de cada atividade deve definir detalhadamente o atendimento aos requisitos técnicos de cada especialidade, conjugadas às diretrizes gerais da concepção, sempre dentro dos limites de suas atividades técnicas.

É recomendado que o projeto, ao longo de sua execução na obra, seja devidamente verificado, passo a passo, pelo empreendedor, de acordo com a legislação em vigor, e que seja realizada a sua atualização documental (conforme construído / “as-built”), segundo descrito nas ABNT NBR 14645-1; ABNT NBR 14645-2; ABNT NBR 14645-3, contendo eventuais alterações decorrentes de contingências não previstas, com anuência do proprietário e dos responsáveis pela execução.

Os ciclos de coordenação e compatibilização de requisitos se repetem a cada etapa do projeto, tanto internamente quanto no encerramento de uma etapa. Recomenda-se que cada ciclo seja adequadamente documentado por meio de diários de obras que devem ser arquivados. É recomendado, também, que a obra e os serviços, ao serem realizados para a construção do espaço projetado, sejam contratados a partir de projeto básico, contendo todas as peças gráficas e documentos técnicos das especialidades envolvidas.