Sugere-se utilizar palavras e expressões técnicas, nomenclatura própria da área, salvo quando o texto versar sobre assunto popular, hipótese em que se utilizará nomenclatura comum.

O emprego da sinonímia na manifestação do pensamento ou da ideia evita o emprego das mesmas palavras repetitivamente ao longo do texto.

Um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, por exemplo, permite o emprego de pessoalidade, o que permite que as comunicações elaboradas em diferentes setores da administração pública guardem entre si maior proximidade.

Na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino e substituto, conforme situações a seguir: interino é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância; substituto é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular.

A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da terceira página da comunicação. Ela deve ser no canto direito na página, no rodapé do documento e em fonte Arial.