Arquivo de primeira idade é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados. Podem ser centrais ou setoriais, mas devem estar sempre próximos ao usuário, de modo a facilitar o acesso.

Arquivo intermediário é constituído de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam destinação final em depósito de armazenamento temporário. Não há necessidade de serem conservados próximos às unidades produtoras.

Arquivo de terceira idade é constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal ou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

O documento integrante do arquivo de terceira idade tem como característica aguardar eliminação ou recolhimento para guarda corrente.

Tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.