Toda correspondência utilizada no âmbito de uma entidade, seja pública ou privada deve seguir padrões corretos de elaboração, normas concebidas para a eficiência da comunicação. Nessas circunstâncias é extremamente importante:

1 - levar em consideração tanto a quem se fala (o destinatário) quanto o que se diz que determinará o modo de compreensão da mensagem.

2 - garantir a padronização do layout e dos textos dos atos oficiais que contribuem para comunicar com impessoalidade e clareza.

3 - zelar pela concisão do texto e a correta diagramação do documento que possibilitam a rápida compreensão do conteúdo da mensagem pelo leitor.

4 - buscar maneiras mais eficientes de produzir textos, a forma mais agradável de dizer a mensagem para evitar a construção apática, as fórmulas desgastadas, a estrutura débil.

Estão corretas: