A gestão de arquivos possibilita a preservação adequada de documentos e arquivos importantes.

A gestão de arquivos proporciona a otimização do processo de busca por informações dentro de uma organização.

A gestão de arquivos possibilita a redução do acúmulo desnecessário de dados digitais e também de papel.

Rotinas de recebimento e transmissão de informações representam um processo importante em organizações de grande porte, mas não são relevantes em instituições públicas ou pequenas empresas.