A eliminação do papel e implantação da assinatura digital obrigatória são permitidas mediante a utilização do “Nível de garantia de segurança 1 (NGS1)”, segundo Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.

A digitalização deve ser precedida de análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários, das normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico hospitalar geradora do arquivo.

O Conselho Regional de Medicina emitirá parecer formal sobre o processo de digitalização.

A unidade hospitalar deve guardar pelo prazo mínimo de 20 anos, considerando a evolução tecnológica, os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.