Com exceção das comunicações dirigidas aos Chefes de Poder, para as demais autoridades, mesmo aquelas tratadas por Vossa Excelência, receberão o vocativo Senhor ou Senhora seguido do cargo respectivo.

Na identificação do signatário, substituto é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo públicodurante a vacância.

Quando o destinatário for um particular, no vocativo, pode-se utilizar Senhor ou Senhora seguido do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo “Caro Senhor” ou “Cara Senhora”.

Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino pode ser flexionado no gênero feminino ou masculino.

Em comunicações oficiais, a depender da autoridade e do seu cargo, é facultado o uso de Digníssimo (DD) e de Ilustríssimo (Ilmo.).