Catálogo é definido como um sistema que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica.

Guia é definido como um instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.

Inventário é um instrumento de busca organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos.

Repertório consiste em uma relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidas em documentos ou em instrumentos de busca, acompanhados das referências para sua localização.

Índice é um instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.