Seguem as normas do Padrão de Ofício, diferenciando-se antes pela finalidade do que pela forma, o ofício, o memorando, e o aviso.

O ofício, o memorando e o aviso devem conter, obrigatoriamente, as seguintes partes, sucessivamente: a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede; b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita; c) assunto: resumo do teor do documento; d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve ser incluído também o endereço. e) texto: nos casos em que não for mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: f) fecho; g) assinatura do autor da comunicação; h) identificação do signatário.

É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página.

Apenas e exclusivamente no ofício se fazem obrigatórias as seguintes partes, de acordo com o Padrão de Ofício: a) tipo e número de expediente, seguido da sigla do órgão que o expede e b) assunto: resumo do teor do documento.