é o escopo no qual deve estar inserido qualquer processo de digitalização de documentos bibliográficos utilizados como apoio técnico aos servidores públicos para o desenvolvimento de suas atividades.

quando adequadamente parametrizada e implantada na instituição, contribui com os procedimentos vinculados à captura dos representantes digitais e o controle de sua tramitação, arquivamento, avaliação e preservação.

no âmbito da classificação, estabelece os critérios e as ações relacionadas com a autorização e a execução da eliminação de documentos originais; sendo que, em alguns casos, a adoção de processos de digitalização para fins de substituição pode ser dispensada.

é necessária para análise de arquivos em fase intermediária, que aguardam os prazos de vigência e de precaução para sua eliminação, no sentido de ponderar se o tempo que resta justifica os custos de sua digitalização.

tem como objetivo a redução dos custos com a digitalização de documentos arquivísticos por meio de incentivos à produção de documentos arquivísticos nato-digitais em todas as instituições públicas, nas diversas áreas e instâncias de atuação, por meio de leis e decretos, há mais de trinta anos.