O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP –Brasil.

O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o disposto na Lei, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.

As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização. Dessa forma, não se faz necessária posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar a legislação pertinente.