Consideram-se documentos permanentes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Consideram-se intermediários os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Consideram-se documentos correntes aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.