Documentos escolares que são redigidos com o auxílio do secretário escolar, tais como Projeto Político Pedagógico e o Regimento Escolar, embasam e regulamentam as ações e sua abrangência no ambiente escolar para com a instituição de ensino, funcionários, comunidade e o horário de atendimento ao público da secretaria escolar.

Diante dos atuais avanços tecnológicos, a atualização e constante aperfeiçoamento do secretário de escola são dispensáveis pois geram uma mudança no perfil do profissional e na metodologia do trabalho. Uma vez que o secretário em várias situações auxilia diretores e a equipe pedagógica da instituição de ensino, nas novas tecnologias educacionais e sistemas de prestação de contas, dentre outros, essa mudança no perfil não é aconselhada.

É por meio do secretário de escola, que a instituição de ensino tem acesso aos dados estatísticos, de aprendizagem, sociais, familiares e sociais de seus/suas educandos/as.

Os dados do aluno podem se tornar fonte de informações para diagnósticos e futuras pesquisas na área de educação bem com estudos para a melhoria do ambiente escolar.

Para que a ações diretamente relacionadas à escrituração escolar possam ser corretamente executadas há a necessidade de que o profissional atuante na secretaria escolar conheça as legislações educacionais nos âmbitos federais, estaduais, municipais bem como as do local de exercício laboral, este conhecimento de regulamentações internas e externas fundamenta ações estratégicas para a realização dos tramites educacionais e o bom funcionamento da escola.