Os documentos são adquiridos por meio de uma política de seleção baseada nas necessidades de uma comunidade de usuários.

Os documentos são organizados e representados quanto à forma através da catalogação e quanto ao conteúdo mediante a classificação, indexação e elaboração de resumos.

O serviço de informação atende às demandas dos seus usuários mediante elaboração de estratégias de busca de informação que devem ser compatíveis com a indexação e linguagem de indexação adotada pelo sistema e mediante a difusão seletiva da informação planejada entre profissionais e pesquisadores ou usuários ou, ainda, pelos próprios usuários.

Construção das bases de dados bibliográficas que servirão como suporte e indicadores na recuperação da informação.

Armazenagem dos documentos de acordo com a organização adotada pelo sistema.