Na fase externa, a autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

No curso da sessão, o autor da oferta de valor mais baixo e os das ofertas com preços até 15% (quinze por cento) superiores àquela poderão fazer novos lances verbais e sucessivos, até a proclamação do vencedor.

Para julgamento e classificação das propostas, será adotado o critério de melhor técnica, observados os prazos máximos para fornecimento, as especificações técnicas e parâmetros mínimos de desempenho e qualidade definidos no edital.

O prazo fixado para a apresentação das propostas, contado a partir da publicação do aviso, não será inferior a 10 (dez) dias úteis.

Na fase preparatória do pregão, a autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento.