garantir a utilização adequada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo do ciclo de vida dos documentos.

garantir a rapidez em se disponibilizarem documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição.

possibilitar a identificação e descrição de documentos por séries ou classes, listando-os para evitar dúvidas quanto à sua aplicação.

manter o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização.

restringir a criação de documentos essenciais, limitando o volume dos documentos a serem manipulados e armazenados.