Para que o e-mail tenha valor documental ou para que possa ser aceito como documento original, faz-se necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital ou com certificação digital fora ICP-Brasil; contudo, caso haja questionamento, será obrigatória a repetição do ato por meio de documento físico assinado ou por meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil.

“Respeitosamente” é o fecho padrão em comunicações oficiais. Com o uso do e-mail, popularizou-se o uso de abreviações e de outros fechos mais informais, como “Abraços”, “Saudações”, “Gratidão” que são amplamente utilizados em e-mails profissionais. Por ser utilizado para trocas de informações rápidas, o e-mail dispensa a formalidade do documento escrito oficial.

Um dos atrativos da comunicação por e-mail é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir padronização da mensagem comunicada, sendo admissível a utilização de imagens institucionais e/ou armas da República Federativa do Brasil e de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura.

A mensagem de e-mail é mais informal, por isso dispensa o rigor com a linguagem escrita presente em outros documentos oficiais. Pode-se utilizar, no corpo do texto, algumas abreviações e neologismos com o intuito de dar agilidade e simplicidade ao texto.