Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Deputados e Senadores, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades.

As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por qualquer cidadão brasileiro. Um texto com expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico tem sua compreensão dificultada.

O fecho de correspondência para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República deve ser assim padronizado: Renovo os mais altos protestos da minha estima e consideração.

O gênero gramatical dos adjetivos deve coincidir com o pronome que compõe a locução. Assim, mesmo se o interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.

Empregam-se os superlativos Ilustríssimo e Digníssimo ou título Doutor, mesmo para quem não tem o título acadêmico, no endereçamento para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.