A secretaria de uma escola é responsável pela organização de toda a documentação de alunos, docentes e funcionários. Manter em ordem os arquivos com fichas de alunos, atas de conselho e atas finais facilita a localização de informações sobre rendimento e frequência do discente. O acompanhamento da frequência e do rendimento dos alunos é uma das responsabilidades das unidades escolares, assim como organizar esses registros de forma que as informações sejam de fácil acesso. Com relação à frequência, o artigo 12 (inciso VIII) da Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional, Lei nº 9.394/96, estabelece que os estabelecimentos de ensino, respeitadas as normas comuns e as do seu sistema de ensino, terão a incumbência de notificar ao Conselho Tutelar do Município, ao juiz competente da Comarca e ao respectivo representante do Ministério Público a relação dos alunos que apresentem quantidade de faltas acima de