Pode ser entendido como a análise das informações básicas sobre arquivos a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades.

É uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

Tem como objetivo conhecer a produção dos documentos, visando otimizar a criação de documentos não essenciais, diminuindo assim, o volume a ser manuseado e organizado.