A linguagem dos documentos oficiais deve ser preferencialmente informal, com uso de expressões pessoais, abreviações e comentários subjetivos.

O memorando é utilizado exclusivamente para homenagens públicas e manifestações de aplauso ou pesar.

A ata deve registrar, de maneira organizada e fiel, os principais fatos, discussões e deliberações ocorridos em reunião.

O requerimento é documento expedido apenas por autoridade superior para determinar regras internas de funcionamento.

A declaração tem a finalidade principal de encaminhar ordens normativas gerais, substituindo portarias e decretos.