Utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar seu acesso. O trabalho é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

Definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão etc.

Proporciona a correta atuação da gestão pública. O ideal é facilitar e priorizar a divulgação de informações (exceto alguns documentos e processos restritos) para garantir o funcionamento eficiente da gestão.

Reflete a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.