O Almoxarifado

O lugar destinado à guarda e conservação de materiais que ao mesmo tempo deve garantir: a segurança, a conservação, a inviolabilidade física e o rápido acesso. [...]

“Desde os mais remotos tempos, quando ocorreu a invasão árabe na Península Ibérica e a palavra “al-xarif’ designava a pessoa de confiança do Sultão, responsável pela guarda dos bens do seu senhor, a atividade de almoxarifado já era exercida. A própria origem da palavra almoxarife, vem daquele vocábulo que através de metaplasmos de transformação, chegam assim até os nossos dias, gerando também o nome do setor, ou da atividade - Almoxarifado.” (Viana, 2000).

Principais operações: recebimento de materiais (entrada), entrega de materiais (saída) e manter atualizados os dados referentes aos materiais (organização).

O recebimento de materiais pode ser dividido em quatro fases: entrada de materiais: iniciada na recepção dos veículos de entrega, encaminhamento até a conferência, verificação da existência ou não de pedido de compra e verificação se o declarado na nota fiscal corresponde ao pedido; conferência quantitativa: verifica-se se a quantidade informada pelo fornecedor na nota-fiscal é a mesma que está sendo entregue; conferência qualitativa: verifica-se a integridade dos materiais, se os mesmos estão em acordo com o contratado, sua validade e demais detalhes; regularização: é o fim do processo de recebimento.

A entrega de materiais (saída): existe uma constante obrigação de manter os materiais íntegros e disponíveis. A entrega dos materiais é iniciada por uma “requisição de materiais”, seguida da verificação do pedido e da disponibilidade do material. O mais importante, não só desse ponto, mas de toda operação do almoxarifado, é a devida organização, não só dos materiais, mas de todas as informações e documentos pertinentes ao objeto.

A importância do almoxarifado:

“Atualmente, restou muito pouco da antiga ideia de depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mão de obra desqualificada e despreparada [...]”. (VIANA, 2000).

Imaginem uma grande caravana comercial: dezenas de mercadores com carroças, cavalos e camelos, que percorriam as cidades vendendo seus produtos, atendendo necessidades e realizando sonhos. Agora pense na importância do responsável pelo armazenamento e controle dos materiais e produtos dessa caravana.

Com o passar dos anos, essa importância foi esquecida. Como resultado, tínhamos o almoxarifado como o pior lugar da empresa, o lugar mais escondido. Muitas vezes, uma sala úmida e fedorenta, que, pelo simples fato de ninguém querer utilizar, virava depósito de materiais. O pessoal que trabalhava nessas salas era o mais desqualificado possível. Nessa época, o almoxarifado cheirava a mofo e encontrar alguma coisa lá dentro era tarefa difícil.

Com o passar do tempo e com o acirramento da concorrência, a importância do almoxarifado começou a ser percebida novamente. Fatores como custo, higiene e a necessidade crescente de velocidade e efetividade nas operações comerciais e logísticas fizeram com que tanto o lugar destinado ao depósito de materiais quanto os profissionais envolvidos passassem a ocupar um lugar de importância na operação industrial e comercial. Estamos na era da logística e da informática. Atualmente até os pequenos depósitos têm algum tipo de programa para facilitar a contagem e o balanço de entrada e saída de materiais. Os códigos de barra podem fazer verdadeiros milagres. A entrada de um produto é registrada com um simples leitor ótico e a saída é dada ao produto ser vendido, lá mesmo, na área de venda.

Os avanços da informática ainda irão trazer muitos benefícios para essa área. Teremos uma integração ainda maior entre os diversos departamentos. A tendência natural é pela redução dos níveis de estoque. O ideal é que as empresas recebam e produzam os produtos e materiais no momento exato de sua necessidade.

Disponível em: http://wxx.com.br/artigos/almoxarifado. Acesso em 18/04/2012.