Liberar os documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação, fichas, em escaninhos ou classificadores.

Preservar os documentos de valor permanente, em qualquer suporte, depende dos procedimentos adotados desde a produção, tramitação acondicionamento e armazenamento físico.

Orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito de atuação do órgão, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e/ou eliminação dos documentos, que tiveram o valor extinto.

Determinar o layout de distribuição da estanteria de acordo com o projeto de ventilação, iluminação e extinção de incêndio e verificar se as fileiras de estantes precisam ser dispostas no sentido da circulação do ar, de forma a nunca bloquear o seu movimento, evitando-se, assim, que o ar fique estagnado.