Todo documento considerado de guarda permanente poderá ser eliminado após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservado pelo próprio órgão produtor ou, se tratar-se de documentos públicos, recolhido ao Arquivo Público, na sua esfera de competência.

Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Documentos digitalizados possuem o mesmo valor legal dos originais, por isso os documentos originais de guarda permanente não necessitam ser preservados se estiverem microfilmados ou digitalizados.

A avaliação de documentos arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de documento por documento, o que é bastante trabalhoso face à massa documental acumulada com o decorrer do tempo.

A eliminação de documentos é possível mediante autorização do Arquivo Público, em seu âmbito de atuação, após análise da Relação de Eliminação de Documentos que deverá ser encaminhada pelo órgão ou entidade.