O arquivo vivo deve conter apenas os documentos dos alunos matriculados no ensino fundamental, excluindo os demais níveis de ensino.

A regularização da instituição de ensino depende da existência de um arquivo devidamente organizado, contendo tanto o arquivo vivo, que armazena os documentos dos alunos matriculados no ano em curso, quanto o arquivo permanente, que guarda os documentos dos alunos transferidos ou concludentes.

O arquivo permanente deve ser organizado apenas após a conclusão do ciclo escolar, contendo documentos dos alunos que ainda estão matriculados.

O secretário escolar é responsável por manter o arquivo vivo e permanente, garantindo a facilidade de consulta, mas sem necessidade de distinção entre os documentos dos alunos atuais e ex-alunos.