A clareza de um expediente oficial está intrinsecamente relacionada à formalidade e à padronização, que permitem a imprescindível uniformidade do texto; à concisão, que elimina os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam; à impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações; ao emprego do padrão culto de linguagem, que deve ser de entendimento geral, de forma a se evitar o uso de vocábulos de circulação restrita.