A classificação funcional é a representação lógica de funções, subfunções e atividades do organismo produtor. O seu principal inconveniente é não informar a totalidade das funções e atividades do organismo produtor.

A classificação estrutural representa, de acordo com o cronograma, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor. É a mais apropriada para os órgãos públicos do poder executivo por apresentar toda a estrutura do órgão e ser mais estável.

O processo classificatório divide-se em duas partes: intelectual e física. A primeira refere-se à classificação propriamente dita, à ordenação e à codificação; a segunda é representada pelo arquivamento dos documentos.