É facultativa a verificação do último despacho contido no documento para o devido cumprimento.

Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado.

O material deve ser selecionado para verificar o que será realmente arquivado e o que poderá ser descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição.

Deve-se registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os documentos que darão entrada no arquivo. Importante fazer um breve relato sobre o que trata o documento para facilitar a localização.