A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno é precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.

Quando os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos assegurarem a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, não é necessária a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados.

Após o processo de digitalização, o documento fisico não deverá ser descartado em nenhum momento, sobretudo aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no máximo, até dois anos antes do transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas privadas internacionais.