facilitar o processamento técnico, a conservação e o acesso dos documentos recebidos por uma unidade de arquivamento.

acompanhar o curso do documento desde a sua produção ou recepção, evitando-se possíveis perdas durante sua resolução.

sistematizar o registro de cada documento, observando-se a categorização fornecida pelo setor que irá recebê-lo.

otimizar o cadastramento, a classificação e validação dos documentos em cada setor em que irão circular.

acompanhar os documentos em circulação, facilitando o seu encaminhamento para guarda permanente ou descarte.