Levantamento de dados – o levantamento deve ser realizado a partir de documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e pela coleta de informações sobre a sua documentação.

Análise dos dados coletados – em síntese, trata-se de verificar se a estrutura, a documentação e as atividades de uma instituição correspondem a sua realidade operacional.

Planejamento – devem ser levadas em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir, para que o arquivo cumpra todos os estágios esperados em sua evolução.

Implantação e acompanhamento – recomenda-se que essa fase seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos.

Recursos financeiros – diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para a instalação dos arquivos mas, sobretudo, para sua manutenção.