O ciclo de vida de um projeto refere-se às fases e atividades necessárias para se executar um projeto específico, em uma organização, sem definir, no entanto, prazo de entrega ou equipe envolvida.

O término ou início de uma nova fase de um projeto não deve estar atrelado à entrega de um produto ou serviço, pois é possível se ter diversas fases que acontecem paralelamente com interdependência de resultados, o que poderia afetar a realização completa das atividades contidas na fase.

O custo das mudanças no início de um projeto é sempre elevado, por isso, durante a execução do projeto, esse custo deve ser aliviado em função de serem prováveis as mudanças de escopo, prazo e recursos em função de inúmeras variáveis que podem surgir no percurso do projeto.

Como autoridade máxima do gerenciamento de projetos em uma organização, o PMO deve garantir que as políticas que ele implementar serão seguidas por todos, para tanto, ele deve estar situado em uma estrutura organizacional do tipo funcional.

Na organização matricial balanceada de uma estrutura organizacional de projeto, a combinação entre a organização funcional e por projeto não oferece, ao gerente de projeto, autoridade total no controle do projeto e de seus recursos financeiros.