A primeira idade, ou seja, a fase intermediária, compreende o período em que cessada a utilização corrente do documento, este deixa de ter consultas frequentes, mas ainda pode ser solicitado.

A terceira idade, ou fase permanente, é onde os documentos são guardados em caráter definitivo. São os documentos que já cumpriram sua finalidade, mas são preservados por seu valor probatório, informático ou cultural.

Os documentos possuem apenas primeira e segunda idade, sem exceção.

A terceira idade, ou fase intermediária, é constituída por documentos conservados junto ao órgão que o criou, devido ao seu uso frequente.